Competitions

Як організувати подачу заявок на спортивному заході

Робота над заявками може розпочатися після встановлення дати проведення змагання та погодження його програми. Це складна та відповідальна робота.  У статті розберемо процес складання та обробки заявок на участь у спортивному заході.

Перш ніж надіслати бланки, організатори повинні мати інструкцію того, як вони будуть обробляти заповнені форми. Також перед оприлюдненням формату треба визначити вимоги до подання заявок.

Вимоги для допуску спортсмена

Вимоги повністю залежать від різновиду та рівня спортивних змагань. Наприклад, якщо ви влаштовуєте чемпіонат, то прослідкуйте за тим, щоб всі учасники мали громадянство України та відносились до тої чи іншої спортивної федерації. У звичайних любительських забігах вимоги не такі суворі: спортсмени мають відповідати віковій категорії та певній статі. 

Зазвичай до учасників висуваються вимоги за наступними критеріями:

Вік. У спортивному заході можуть брати участь спортсмени будь-якого віку, але всі вони будуть поділені на групи: юніори, дорослі, ветерани тощо. Іноді групи розбиваються ще на кілька підгруп. Організаторам слід використовувати вікові групи, визнані або національною федерацією, або в даному регіоні, замість створення власної системи.

Стать. Згідно з правилами World Athletics, не рекомендується проводити великі змішані змагання на одному майданчику. Щодо змагань інших рівнів, необхідно ознайомитись з відповідними правилами та чітко вказати умови участі в додатковій в інформації з бланком заявки.

Рівень результатів. Така вимога обмежує кількість учасників. Зазвичай рівень попередніх результатів важливий на масштабних змаганнях або чемпіонатах. Якщо такі вимоги є, то вкажіть у бланку наступне: 

  1. Період часу, протягом якого має бути досягнутий рівень; 
  2. Чи прийнятні результати, зареєстровані ручним або повністю автоматичним хронометражем, чи допустимо і те, й інше;
  3. Чи прийнятні результати, показані у приміщенні або на відкритому повітрі, або допустимо і те, й інше;
  4. Чи потрібно в спринті та бар’єрному бігу, стрибку в довжину та потрійному стрибку подати показники швидкості вітру.

Що має бути у бланку заявок

Якщо ви проводите командні змагання, то бланк на участь, зазвичай, заповнює менеджер команди. У такому випадку бланк має містити наступну інформацію про кожного спортсмена:

  • прізвище ім’я;
  • дата народження;
  • стать;
  • вид(и) програми;
  • зріст та вага (для статистики та для ЗМІ)
  • вищі досягнення та найкращі результати у сезоні у заявлених видах.

У спортивних марафонах, де подача заявок індивідуальна, можуть знадобитися додаткові відомості:

  • реєстраційний номер (якщо це необхідно);
  • громадянство/клуб/школа;
  • координати (адреса, телефон, адреса електронної пошти)..

Також у бланках має бути вказана інформація про сам захід:

  • найменування змагання;
  • дозвіл відповідного керівного органу;
  • дата та місце проведення;
  • види програми;
  • заявковий внесок;
  • реєстрація та явка;
  • політика щодо спортивної форми;
  • особливі правила, якщо такі передбачаються;
  • крайній термін подання заявок;
  • процедура у разі пізньої заявки;
  • куди потрібно повертати бланк (адреса, факс, адреса електронної пошти).

Зазвичай, на бланках друкуються логотипи спонсорів, а також наводиться інформація про призи для спортсменів та розваги для глядачів.

Види подачі заявок

Сьогодні подання заявок може відбуватись кількома способами.

  1. Учасник телефонує оператору та особисто диктує свої дані. Оператор вносить інформацію у систему реєстрації та публікує спортсмена у попередніх списках заявлених учасників. Такий варіант зручний для учасника, оскільки він особисто слідкує за правильністю та достовірністю даних.
  2. Учасник заповнює електронну анкету. Згодом організатор може подзвонити спортсмену щодо уточнення даних і сплати внеску. Оплата відбувається через LiqPay, WayForPay, Fondy тощо. Якщо все пройшло успішно, учасник одразу отримує свій номер. Реєстрація онлайн вважається найшвидшою та зручною і для спортсменів, і для організаторів. Якщо ви проводите серію забігів, то учасник може подати заявку відразу на всі заходи. 
  3. Учасник реєструється на місці через точку видачі або термінал. Наприклад у кіосках RaceResult одразу знімається оплата, присвоюється номер і учасник опиняється в чіповій системі. Така реєстрація зручна тим, що спортсмен може заповнити анкету одразу на декілька змагань.
Порада: якщо ви вже запланували наступний захід, відкривайте на нього реєстрацію вже під час поточного змагання. Так учасники можуть заповнити заявку на емоціях одразу після участі.

Реєстраційний внесок

Основним фактором при прийнятті рішення про стягнення реєстраційного внеску та його розміру є те, на скільки важливе це джерело доходів для бюджету організаторів, а також можливість команд або учасників сплатити цю суму. 

Організатори зобов’язані забезпечити доступність внеску для цільової групи спортсменів. Тим, хто вперше проводить змагання, рекомендується отримати попередню інформацію з місцевих клубів чи національних федерацій. 

Для командних змагань учасники можуть сплачувати внесок індивідуально. Як альтернатива, можна досягти домовленості про розподіл витрат порівну між членами команди, при умові, що організатори залишаться в межах своїх бюджетних обмежень.

Обробка заявок

Відповідальність за обробку заявок на спортивні змагання, як правило, лежить на організаційному комітеті. Точний процес може відрізнятися залежно від масштабу та характеру змагання, але ось загальні етапи:

  1. Розгляд заявок. Члени оргкомітету розглядають отримані заявки. Вони оцінюють такі фактори, як відповідність вимогам, дотримання правил конкурсу та будь-які конкретні критерії участі. Цей крок гарантує, що лише кваліфіковані заявники перейдуть до наступного етапу.
  2. Процес відбору. Може включати оцінювання заявників на основі їх результатів, рейтингів, попередніх змагань або будь-яких конкретних вимог, встановлених організатором. Відбір може здійснюватися комітетом, групою експертів або автоматизованою системою.
  3. Повідомлення та підтвердження. Вибрані учасники або команди отримують повідомлення про прийняття. Їм надається детальна інформація щодо їхньої участі, включаючи графіки, правила та будь-які додаткові вимоги. Заявники повинні підтвердити свою участь у визначений термін.
  4. Відмова та апеляції. У деяких випадках не всі заявники можуть бути прийняті через обмеження кількості учасників або інші фактори. Відмовлені заявники зазвичай інформуються про свій статус і можуть мати можливість подати апеляцію на рішення.

Команда IKS — це спеціалісти з багаторічним досвідом в комплексній організації змагань. Якщо вам потрібна допомога з процесом подачі та обробки заявок, а також технічний супровід під час усього змагання, наша команда готова надати надійну підтримку, гарантуючи, що ваші змагання пройдуть на найвищому рівні.

Ivan Kachkivskyi

Author Ivan Kachkivskyi

More posts by Ivan Kachkivskyi