Організація успішної спортивної події потребує ретельного планування та координації, аби учасники та глядачі отримали максимум задоволення. Щоб уникнути помилок і провести захід на високому рівні, рекомендуємо дотримуватись п’яти основних кроків.

Крок 1. Визначте мету заходу

Перед тим, як розпочинати планування, чітко сформулюйте головну мету вашої спортивної події.  Це може бути:

• популяризація бренду;
• збір коштів на благодійність;
• розвиток спорту в регіоні;
• залучення нових клієнтів і зміцнення лояльності наявних;
• згуртування місцевої спільноти;
• демонстрація досягнень вашої спортивної організації або команди.

Чітке формулювання мети допоможе визначити формат заходу, підібрати оптимальне місце проведення та розробити маркетингову кампанію.

Крок 2. Складіть реалістичний бюджет

Планування бюджету допоможе уникнути фінансових несподіванок

Складання детального бюджету — один із найважливіших етапів організації спортивного заходу. При його розробці важливо врахувати наступні витрати.

• Оренда майданчика. Вартість залежить від розміру, розташування, оснащеності майданчика та терміну оренди.
• Оплата персоналу. Оберіть необхідний штат співробітників (організатори, волонтери, технічний персонал) та визначте вартість їх праці.
• Харчування. Розрахуйте вартість харчування для учасників, персоналу та гостей заходу.
• Обладнання. Складіть детальний список необхідного обладнання (звукова апаратура, освітлення, спортивний інвентар, технічне обладнання) та прорахуйте його оренду або купівлю.
• Маркетинг та реклама. Визначте канали просування, розрахуйте кошти на рекламу в інтернеті, SMM та інші маркетингові інструменти.
• Непередбачені витрати. Завжди закладайте певну суму на непередбачені витрати, які можуть виникнути в процесі організації.

Якщо плануєте залучати спонсорів, розробіть детальну презентацію, яка переконає їх у перспективності вашого проєкту.

Крок 3. Розробіть план заходу

Створіть детальний план, який буде охоплювати всі аспекти спортивної події.

• Розклад. Чітко визначте початок і кінець кожного етапу заходу.
• Розподіл обов’язків. Призначте відповідальних осіб за кожну ділянку роботи.
• Перелік завдань. Створіть детальні списки завдань, які необхідно виконати до, під час і після заходу.

Залучайте волонтерів для виконання допоміжних робіт. Це допоможе знизити витрати та створити позитивний імідж вашого заходу.

Крок 4. Оберіть місце проведення

Орендуйте майданчик, який відповідає формату заходу. Переконайтеся, що він обладнаний всім необхідним: роздягальнями, туалетами, місцями для глядачів. Не забудьте про безпеку та розробіть план евакуації. Також забезпечте наявність медичної допомоги та дотримуйтесь всіх правил пожежної безпеки.

Памʼятайте про оформлення дозвільної документації та страхування.

Крок 5. Підготуйте необхідне технічне обладнання

Для успішного проведення заходу вам знадобиться відповідне технічне обладнання:

• системи для онлайн-реєстрації;
• відео- та аудіотехніка;
• програмне забезпечення для обробки результатів;
• системи хронометражу;
• стартові та фінішні системи;
• тощо.

Дотримуйтесь цих кроків, і ви не лише створите відмінно організований спортивний захід, а й отримаєте незабутні враження, позитивні відгуки учасників та досягнете поставлених цілей.

Команда IKS спеціалізується на обслуговуванні та супроводженні спортивних змагань будь-якого масштабу — від локальних забігів до міжнародних турнірів. Маємо в розпорядженні все необхідне технічне обладнання, щоб забезпечити високий рівень проведення події.

Ми допоможемо вам підготуватися до початку заходу та надамо технічну підтримку на всіх його етапах.

1. Налаштуємо системи онлайн-реєстрації та під’єднаємо платіжні системи для зручності учасників.
2. Підготуємо локацію, включаючи монтаж технічного обладнання та контроль за його функціонуванням.
3. Опрацюємо результати учасників і синхронізуємо їх з табло, екраном або сайтом.
4. Створимо бази даних і надамо статистику та звіти про змагання та спортсменів.

За необхідності надамо технічне обладнання в оренду.

Щоб отримати консультацію, залиште свої контактні дані — наш менеджер зателефонує і відповість на всі питання.