Залог успіху більшості спортивних змагань — ретельне планування бюджету та пильний фінансовий контроль. Розповідаємо, як скласти бюджет для спортивних заходів різного масштабу і зменшити ризик зазнавання збитків.
Починаємо з визначення фінансових цілей
Організатори мають ясно уявляти фінансову мету заходу. Це може бути проведення змагання на високому рівні з метою отримати прибуток. Або ж якщо головне завдання — надання послуг спортсменам, то фінансовою метою може бути самоокупність. У будь-якому випадку потрібно визначити два моменти:
- Хто понесе відповідальність у разі зазнавання збитків. Визначте відповідальних осіб та отримайте від них згоду у письмовому вигляді.
- Як буде розподілюватись отриманий прибуток. Зафіксуйте у письмовому вигляді, що будете робити у разі отримання можливого прибутку: створите фонд для проведення майбутніх змагань, зробите благодійний внесок, сплатите премії організаторам тощо.
Складаємо бюджет
Формування бюджету спортивного заходу складається з трьох основних етапів:
Перший етап: проаналізуйте звіти з проведення попередніх змагань.
Це допоможе реалістичніше визначити статті витрат та дасть більш комплексне уявлення про рух коштів.
Другий етап: визначте джерела прибутку, що підійдуть для вашого заходу.
Розглянемо основні джерела прибутку:
— Спонсорство. Підійде для забезпечення легкоатлетичних змагань різного рівня. Будьте готові приділити достатньо часу налагодженню контактів зі спонсорами.
— Вхідні квитки. Якщо захід приваблює глядачів, можна впровадити оплату за вхід. Але треба враховувати витрати на створення та розповсюдження білетів.
— Продаж харчів та сувенірів. Підійде для змагань з присутніми глядачами. Можна організувати точки продажів самостійно або ж передати права стороннім організаціям.
— Заявочні внески. Підійде для відкритих змагань. Важливо правильно встановити розмір внеску, щоб не буде відлякувати цільову групу спортсменів.
— Продаж прав на мовлення. Підійде для крупних чемпіонатів. Умови передачі прав відзначаються у договорі про співпрацю з організаціями, що забезпечують мовлення.
Важливо: права на деякі джерела прибутку може залишити за собою керівний орган, під чиїм патронатом проводиться захід. |
Третій етап: визначте попередні статті витрат
Витрати на проведення спортивного змагання можна поділити на три групи:
- Витрати на підготовку (зарплати працівників, зв’язок, поліграфія, логістика, маркетинг тощо).
- Оперативні витрати (організація місця проведення, обладнання, медична підтримка, допінг-контроль, безпека, страхування тощо).
- Витрати на спортсменів (винагороди, розміщення та виплати провідним спортсменам).
Порада: закладайте 5-10% від об’єму всіх витрат для резерву на непередбачувані обставини. |
Для попереднього розрахунку витрат зручно використовувати таку таблицю:
№ | Назва статті витрат | Орієнтовна вартість | Пріоритетність (від 1 до 5) | Орієнтовна дата сплати |
1 |
Компанія IKS допоможе оптимізувати витрати на технічну підтримку заходу та підбере оптимальне за вартістю обладнання згідно з потребами вашого змагання.
Ще декілька порад для ефективного керування фінансами:
- Включайте до основного бюджету тільки ті кошти, які вже маєте у розпорядженні, або ж ті, що підкріплені контрактами. Можливі доходи роздивляйтеся як прибуток, що не призначений для покриття витрат на проведення поточного турніру.
- Враховуйте ПДВ, інфляцію та курси обміну валют.
- Розробіть графік перерахунку бюджету, оскільки часто попередній бюджет виявляється неточним за мірою надходження нової інформації.
- Якщо змагання потребує значних витрат, запросіть відповідних консультантів, що допоможуть проаналізувати бюджет.