Competitions

Планування та організація змагань. Бюджет та керування фінансами

Залог успіху більшості спортивних змагань — ретельне планування бюджету та пильний фінансовий контроль. Розповідаємо, як скласти бюджет для спортивних заходів різного масштабу і зменшити ризик зазнавання збитків.

Починаємо з визначення фінансових цілей

Організатори мають ясно уявляти фінансову мету заходу. Це може бути проведення змагання на високому рівні з метою отримати прибуток. Або ж  якщо головне завдання — надання послуг спортсменам, то фінансовою метою може бути самоокупність. У будь-якому випадку потрібно визначити два моменти:

  1. Хто понесе відповідальність у разі зазнавання збитків. Визначте відповідальних осіб та отримайте від них згоду у письмовому вигляді.
  2. Як буде розподілюватись отриманий прибуток. Зафіксуйте у письмовому вигляді, що будете робити у разі отримання можливого прибутку: створите фонд для проведення майбутніх змагань, зробите благодійний внесок, сплатите премії організаторам тощо.

Складаємо бюджет

Формування бюджету спортивного заходу складається з трьох основних етапів:

Перший етап: проаналізуйте звіти з проведення попередніх змагань.

Це допоможе реалістичніше визначити статті витрат та дасть більш комплексне уявлення про рух коштів.

Другий етап: визначте джерела прибутку, що підійдуть для вашого заходу.

Розглянемо основні джерела прибутку:

— Спонсорство. Підійде для забезпечення легкоатлетичних змагань різного рівня. Будьте готові приділити достатньо часу налагодженню контактів зі спонсорами.

— Вхідні квитки. Якщо захід приваблює глядачів, можна впровадити оплату за вхід. Але треба враховувати витрати на створення та розповсюдження білетів.

— Продаж харчів та сувенірів. Підійде для змагань з присутніми глядачами. Можна організувати точки продажів самостійно або ж передати права стороннім організаціям.

— Заявочні внески. Підійде для відкритих змагань. Важливо правильно встановити розмір внеску, щоб не буде відлякувати цільову групу спортсменів.

— Продаж прав на мовлення. Підійде для крупних чемпіонатів. Умови передачі прав відзначаються у договорі про співпрацю з організаціями, що забезпечують мовлення.

Важливо: права на деякі джерела прибутку може залишити за собою керівний орган, під чиїм патронатом проводиться захід.

Третій етап: визначте попередні статті витрат

Витрати на проведення спортивного змагання можна поділити на три групи:

  1. Витрати на підготовку (зарплати працівників, зв’язок, поліграфія, логістика, маркетинг тощо).
  2. Оперативні витрати (організація місця проведення, обладнання, медична підтримка, допінг-контроль, безпека, страхування тощо).
  3. Витрати на спортсменів (винагороди, розміщення та виплати провідним спортсменам).

Порада: закладайте 5-10% від об’єму всіх витрат для резерву на непередбачувані обставини.

Для попереднього розрахунку витрат зручно використовувати таку таблицю:

Назва статті витрат Орієнтовна вартість Пріоритетність (від 1 до 5) Орієнтовна дата сплати
1

Компанія IKS допоможе оптимізувати витрати на технічну підтримку заходу та підбере оптимальне за вартістю обладнання згідно з потребами вашого змагання.

Ще декілька порад для ефективного керування фінансами:

  • Включайте до основного бюджету тільки ті кошти, які вже маєте у розпорядженні, або ж ті, що підкріплені контрактами. Можливі доходи роздивляйтеся як прибуток, що не призначений для покриття витрат на проведення поточного турніру.
  • Враховуйте ПДВ, інфляцію та курси обміну валют.
  • Розробіть графік перерахунку бюджету, оскільки часто попередній бюджет виявляється неточним за мірою надходження нової інформації.
  • Якщо змагання потребує значних витрат, запросіть відповідних консультантів, що допоможуть проаналізувати бюджет.
Ivan Kachkivskyi

Author Ivan Kachkivskyi

More posts by Ivan Kachkivskyi